É inegável que a gestão financeira desempenha um papel crucial no sucesso de qualquer empreendimento de pequeno porte. Portanto, entender como organizar as finanças do seu negócio é de suma importância.
Essa atividade requer um controle minucioso das transações monetárias, incluindo tanto as receitas diárias provenientes das vendas de produtos ou serviços, quanto as despesas a serem quitadas (tais como água, luz, telefone, salários, fornecedores, impostos etc.).
Contudo, para os microempreendedores individuais (MEIs), que frequentemente operam de forma independente, conciliar a gestão financeira com as demandas cotidianas pode ser desafiador.
Felizmente, existem ferramentas disponíveis para auxiliar na gestão financeira de maneira prática, promovendo um controle mais eficaz dos recursos e fornecendo uma base sólida para tomada de decisões.
Antes de adentrar nessas ferramentas, é crucial enfatizar que o primeiro passo para uma gestão financeira eficiente é a organização. Isso implica manter registros precisos das atividades financeiras da empresa, incluindo todas as entradas e saídas de capital. Esse registro detalhado é fundamental para o planejamento financeiro do negócio.
Como organizar as finanças do seu negócio
O mantra neste contexto é: controle!
Inicie registrando meticulosamente todas as despesas, receitas, estoques e movimentações de caixa em seu sistema de gestão financeira. Se a empresa não dispõe de um sistema automatizado, não há problema: mantenha um registro manual de todas as transações, organize suas contas em pastas ou utilize planilhas, o importante é registrar tudo.
Além das despesas variáveis, como as de água, luz, telefone, aluguel etc., também é essencial registrar o valor das retiradas mensais.
Essa fase inicial de organização também inclui a separação das finanças pessoais das finanças da empresa. Somente dessa forma será possível avaliar com precisão os custos gerados pela empresa e o impacto de cada um deles, incluindo suas retiradas, na receita total.
Controles financeiros
"Quanto vendi este mês? Quanto devo comprar para repor meu estoque? Qual é o lucro da minha empresa? Quanto dinheiro restará no caixa no final do mês?" Essas são algumas perguntas que os microempreendedores fazem diariamente.
Ao analisar os números do negócio, se as receitas não estão cobrindo as despesas, é hora de considerar medidas corretivas. Será necessário desenvolver uma nova estratégia de vendas? Reduzir os custos fixos? Separar as finanças pessoais das empresariais? Onde está sendo aplicado o capital da empresa?
Somente através de um controle financeiro eficiente é possível determinar se o negócio está gerando lucro ou prejuízo. E lembre-se: quem não controla o pouco, não controlará o muito. Se a intenção é fazer a empresa crescer, é essencial manter uma gestão financeira rigorosa.
Existem diversas ferramentas e procedimentos disponíveis para auxiliar na gestão financeira do negócio, conhecidos como controles financeiros. Para os MEIs, os seguintes controles são altamente recomendados:
Controle diário de caixa e bancos
Esse controle diário permite monitorar as entradas e saídas de dinheiro da empresa e gerenciar os períodos nos quais essas transações ocorrem. Ele é essencial para evitar problemas comuns, como a falta de fundos no momento de realizar pagamentos.
Por outro lado, o controle bancário registra todas as movimentações financeiras na conta bancária da empresa, fornecendo um acompanhamento atualizado do saldo disponível.
Controle de contas a receber
Esse controle facilita a identificação de:
Valores a receber;
Clientes com pagamentos em atraso, e,
Estratégias para cobrança.
Controle de contas a pagar
Esse controle mantém você informado sobre:
Contas vencidas e a vencer;
Estabelecimento de prioridades de pagamento, e,
Valor total a ser pago.
É essencial prestar atenção a esses dois controles para evitar descompasso entre os prazos de pagamento aos fornecedores e os recebimentos dos clientes.
Controle de estoque
O controle de estoque desempenha um papel crucial no sucesso do negócio, especialmente em períodos de crise. É importante monitorar de perto as mercadorias para detectar qualquer sinal de redução no volume de vendas e entender os novos padrões de consumo dos clientes, adaptando assim a empresa às mudanças.
Uma gestão eficiente de estoque envolve equilibrar compras, armazenamento e distribuição, controlando as entradas e saídas de materiais para garantir uma circulação adequada dos produtos.
Fluxo de caixa
O fluxo de caixa é uma ferramenta central na gestão financeira de um negócio e desempenha um papel fundamental na tomada de decisões. Ele oferece uma visão clara do saldo disponível na empresa, garantindo assim a disponibilidade de capital de giro.
Ao elaborar um fluxo de caixa, é possível antecipar a situação financeira nos próximos dias, semanas ou meses. Todas as entradas e saídas previstas devem ser registradas, inclusive aquelas parceladas, permitindo uma visão clara das finanças do negócio.
É recomendável utilizar pelo menos uma planilha para manter esse controle de longo prazo, o que facilitará a geração de relatórios para auxiliar na tomada de decisões.
Ao adotar essas práticas e ferramentas, os microempreendedores individuais podem garantir uma gestão financeira mais eficiente, proporcionando uma base sólida para o crescimento e sucesso de seus negócios
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